Réception des marchandises en restaurant : comment la contrôler, que vérifier avant d’accepter une livraison, et quoi décider si un produit ne va pas ?

Pourquoi ce contrôle vous revient, et à quel moment le faire ?

Ce contrôle vous revient pour trois raisons.

1. La réglementation vous demande de vérifier vous-même que ce que vous placez sous votre contrôle est conforme : c’est votre travail, pas celui de votre fournisseur.

2. Le guide de bonnes pratiques d’hygiène de votre secteur, GBPH,(le document qui rassemble les mesures propres à votre métier) désigne la réception comme une étape dont vous devez assurer la maîtrise, au même rang que les autres étapes de votre production. 

3. Dès que vous acceptez la marchandise, le produit et son éventuel défaut passent sous votre responsabilité – c’est votre signature sur le bon qui acte cette acceptation.

A quel moment ?

Contrôlez pendant que le livreur est là, la marchandise sous vos yeux, avant que les cartons ne montent dans votre chambre froide. Et contrôlez non seulement en regardant mais aussi en écrivant ce que vous avez vu et constaté, parce que la traçabilité de vos produits démarre à la livraison et non au rangement.

C’est rare, mais cela arrive qu’on ne puisse pas contrôler la marchandise à l’arrivée. Dans ce cas ne mettez rien en production avant d’avoir vérifié les denrées.

Et si c’est vous qui allez chercher vos produits chez le fournisseur, le contrôle doit avoir lieu avant le chargement, exactement comme il aurait lieu à votre porte.

Si vous trouvaillez avec un fournisseur de longue date, la confiance, elle, ne remplace pas le contrôle. La responsabilité incombe à celui qui accepte, jamais à celui qui livre.

Que devez-vous contrôler sur une livraison ?

Deux documents disent ce que vous vérifiez à la réception : la réglementation, qui impose, et le GBPH, qui recommande. Dans les deux cas, le contrôle porte sur cinq choses :

• l’étiquette ;
• le produit et son emballage ;
• le camion et le livreur ;
• la température de chaque denrée ;
• le bon de livraison.

Je vais détailler et apporter des précisions pour chaque point de contrôle.

1. L’étiquette : que devez-vous retrouver dessus ?

Sur un produit préemballé vous devez retrouver ces mentions :

• la dénomination du produit ;
• la liste des ingrédients ;
• les allergènes ;
• la quantité nette ;
• la date limite de consommation (DLC) ou la date de durabilité minimale (DDM);
• les conditions particulières de conservation ou d’utilisation ;
• le nom ou la raison sociale et l’adresse de l’entreprise responsable du produit.

Cette liste n’est pas complète, d’autres mentions sont prévues. 

Faites particulièrement attention à la mention des allergènes. Si elle manque ou si elle est illisible, n’acceptez pas le produit et réclamez une étiquette conforme. Un allergène que vous ne lisez pas à l’entrée est un allergène que vous ne pourrez pas annoncer à votre client, et le GBPH veut justement que vous connaissiez la composition en allergènes de ce que vous recevez.

Sur la même étiquette, vérifiez que la date n’est pas dépassée. Relevez aussi l’origine quand elle y figure : c’est à la livraison que vous récupérez cette information.

2. Le produit et son emballage : quels signes doivent vous arrêter ?

Le produit

Ouvrez, regardez, sentez. Quatre points doivent coller au produit annoncé :

• l’aspect ;
• l’odeur ;
• la propreté ;
• la fraîcheur.

Si l’un des quatre vous surprend, arrêtez-vous là.

L’emballage

Sur l’emballage, vous vérifiez deux choses : son état, et la présence de la marque d’identification ovale.

Son état.

Si vous voyez l’un de ces trois défauts, n’acceptez pas :

• une boîte de conserve bombée ou rouillée ;
• un sous-vide gonflé ;
• un conditionnement abîmé, et plus encore si vous y voyez des nuisibles.

La marque d’identification ovale.

C’est le tampon qui identifie l’établissement agréé. Elle ne concerne que les produits d’origine animale, et c’est à votre fournisseur de l’apposer : vous, vous constatez qu’elle est là. Attention, sa présence ne remplace aucun des contrôles précédents.

3. Que regarder du côté du camion et du livreur ?

Le camion doit arriver propre, en bon état d’entretien, et protéger les denrées de toute contamination. S’il transporte plusieurs marchandises à la fois, les produits doivent être séparés de façon effective et, le cas échéant, le véhicule nettoyé efficacement entre deux chargements. Cette obligation pèse sur celui qui transporte : votre fournisseur, ou vous-même si vous allez chercher la marchandise.

Notez quand même l’état du camion et la tenue du livreur, comme le fait la fiche de contrôle que nous utilisons en formation : deux indices sur la façon dont votre marchandise a voyagé.

4. À quelle température la marchandise doit-elle arriver, et comment le vérifier ?

Précisons que le contrôle ne concerne que les produits qui voyagent au froid. Un produit dont l’étiquette ne porte aucune température de conservation n’a rien à comparer.

Il n’existe pas de température unique valable pour tout un camion : la valeur à respecter change avec la denrée que vous tenez.

Quelle valeur exiger, denrée par denrée ?

Prenez votre référence dans l’annexe I de l’arrêté du 21 décembre 2009, qui fixe denrée par denrée les températures maximales de conservation des produits d’origine animale et des denrées qui en contiennent. Voici les valeurs que vous croiserez le plus souvent en cuisine :

Pour le congelé, le tableau ne donne les -18 °C que pour les glaces et les crèmes glacées ; pour les autres surgelés, suivez ce que porte l’emballage.

Ces valeurs sont des températures de conservation, et c’est à elles que vous comparez ce qui arrive. Attention à un réflexe que je vois souvent : croire qu’un ou deux degrés au-dessus « passent » à la livraison. C’est niet. Aucun texte ne vous accorde cette marge.

Comment mesurer, et que décider si l’écart se confirme ?

Ne confondez pas la température affichée par le camion et celle de la denrée : ce sont deux mesures différentes, et c’est ce second chiffre qui se compare au tableau ci-dessus. D’où l’ordre à suivre :

• mesurez la température des produits réfrigérés, surgelés et congelés, et comparez chaque valeur au tableau ;
• si une valeur sort du tableau, refaites la mesure à cœur, c’est-à-dire au centre du produit – c’est celle-là qui tranche ;
• si l’écart se confirme à cœur, n’acceptez pas cette denrée – celle-là seulement, et ne condamnez pas le reste de la livraison sans l’avoir vérifié.

Aucune méthode de mesure ne vous est imposée : suivez celle de votre GBPH, celle de votre PMS, ou celle que porte la fiche technique du produit. 

Quelle que soit votre décision, écrivez la température lue, denrée par denrée, sur votre support de contrôle.

Un dernier point. N’espérez pas rattraper une denrée arrivée trop chaude en la rangeant au froid : le froid ralentit la multiplication des microbes, il ne détruit pas ceux qui sont déjà là. 

5. Le bon de livraison : que comparer avant de signer ?

Je précise d’emblée qu’aucun texte ne vous impose cette comparaison. Mais elle est fortement recommandée. Le bon de livraison annonce ce que le camion vous apporte. Comparez-le aux cartons :

• est-ce le produit que vous avez commandé ?
• la quantité correspond-elle ?
• le poids correspond-il ?

Reportez ensuite ce que vous avez relevé sur votre fiche de contrôle à réception : la date, le fournisseur, la désignation du produit, le numéro de lot, le poids, l’état de l’emballage, les dates portées sur le produit, et votre conclusion – conforme, ou non conforme.

Signez seulement après.

J’ai vu plus d’un patron signer le bon sans avoir ouvert un carton, parce que le livreur était pressé. Le fournisseur répond alors « vous avez signé sans réserve », et prouver que la marchandise est arrivée non conforme devient beaucoup plus difficile.

Que faire quand la livraison n’est pas conforme : refuser, mettre de côté, ou accepter en le notant ?

Vous pouvez prendre trois décisions : ne pas accepter, mettre la denrée de côté, ou l’accepter en portant une réserve écrite. Une seule question vous dit laquelle prendre – votre doute porte-t-il sur la sécurité de votre client, ou seulement sur la qualité du produit ?

Ne pas accepter : dans quels cas ?

Si la denrée est impropre vous êtes tenu de ne pas l’accepter. Refermez le carton dans ces cas :

• une denrée douteuse ou visiblement contaminée ;
• un produit dont la date limite de consommation (DLC) est dépassée : cette date est une limite impérative, portée sur les denrées les plus fragiles, et aucun traitement ne la rattrape ;
• un produit dont l’étiquette ne vous dit pas quels allergènes il contient ;
• un conditionnement qui n’est plus intact ;
• une denrée dont l’écart de température s’est confirmé à cœur ;
• un produit où vous voyez des nuisibles ou leurs traces.

Le problème peut aussi apparaître après le départ du livreur, une fois les cartons entrés. Ne laissez pas la denrée au milieu des autres : isolez-la et identifiez-la tout de suite, parce qu’un produit périmé oublié en chambre froide avec le reste peut repartir en production par inadvertance.

Mettre de côté : comment isoler la denrée ?

Mettre de côté est déjà une décision : vous sortez la denrée de la production, même si son sort n’est pas encore réglé. Procédez dans cet ordre :

• isolez-la des autres denrées ;
• remettez-la à la température qu’elle demande ;
• sur-emballez ou fermez le conditionnement si nécessaire ;
• écrivez dessus « non conforme – ne pas utiliser », pour que personne ne la reprenne par inadvertance ;
• appelez votre fournisseur et décidez avec lui de ce qu’elle devient, car il peut la reprendre.

En formation, j’entends encore qu’un sous-vide gonflé n’est pas grave puisque ça va cuire. Il l’est. Isolez, identifiez, écrivez l’anomalie, et gardez ces écrits : ce sont eux qui vous permettront de montrer, des jours plus tard, ce que vous avez contrôlé et décidé. Appelez votre fournisseur pour remonter l’anomalie que vous avez constatée.

La destruction existe, et le GBPH la prévoit pour les conditionnements qui ne sont plus intacts comme pour un produit atteint par les nuisibles, dont vous devez d’abord éliminer l’origine de contamination. N’en faites pas votre réflexe à la moindre anomalie : le devenir de la marchandise se décide avec votre fournisseur.

Accepter avec une réserve écrite : que noter, et quand ?

Une erreur de produit, une quantité qui ne colle pas ou un document manquant ne touchent pas d’abord la sécurité de votre client. Selon le risque et selon ce que prévoit votre PMS, mettez la marchandise en attente, réclamez le justificatif, ou acceptez-la en portant une réserve écrite sur le bon de livraison. 

Écrivez cette réserve avant que le livreur reparte, puis ouvrez une fiche de non-conformité, la feuille où vous décrivez la denrée, le fournisseur, l’anomalie et ce que vous avez décidé. N’attendez pas la fin du service pour le faire : une anomalie que vous n’avez pas écrite au moment du contrôle n’existera plus quand on vous demandera de la montrer. Notre fiche de non-conformité vous propose six cases :

• l’emballage ;
• la date limite de consommation ;
• la date de durabilité minimale ;
• la chaîne du froid ;
• une erreur sur la quantité commandée ;
• une erreur sur le produit.

Cochez celle qui correspond, et rangez la fiche avec le bon.

Quels documents faut-il récupérer, et que garder comme preuve ?

Récupérez le bon de livraison. C’est le document qui compte le plus, et vous l’avez déjà en main : ne le laissez pas repartir avec le livreur. La facture et les étiquettes complètent le lot.

Agrafez ce bon à la facture, joignez-y votre fiche de contrôle, et classez le tout le jour même. 

Ce que la loi demande. Vous devez pouvoir dire qui vous a fourni chaque denrée, à chaque étape, du producteur jusqu’à votre cuisine. Cela vaut aussi pour les ingrédients qui entrent dans vos préparations, pas seulement pour les produits que vous servez tels quels.

Pour les produits d’origine animale, votre fournisseur doit en plus vous transmettre son nom et son adresse, la description de la denrée, la quantité, la référence du lot et la date d’expédition. Vérifiez à la livraison que ces informations sont bien sur le bon, la facture ou les étiquettes.

Gardez ces papiers : le jour d’un contrôle sanitaire, on vous demandera vos documents de traçabilité.

Où réceptionner la marchandise, et qu’en faire dans les minutes qui suivent ?

Réceptionnez à un endroit identifié et propre, et dégagez-le avant que le camion arrive, pour une raison simple : un contrôle demande de la place. Posez la marchandise à plat, étiquettes visibles. Je sais que beaucoup de cuisines n’ont ni quai ni zone dédiée : faites alors la place dans le temps, en libérant l’endroit avant l’heure de la livraison.

Le froid passe avant le classement. Vos relevés, vous les avez notés pendant le contrôle, marchandise devant vous. Mettez d’abord les produits réfrigérés et surgelés à leur température, parce que l’interdiction de laisser une denrée à une température qui crée un risque ne s’arrête pas à votre porte – elle vaut aussi pendant que la marchandise attend en cuisine.

Ne cherchez pas de délai maximal entre l’acceptation et la mise au froid, personne ne le fixe. Surveillez la température de la denrée.

Sortez ensuite les produits de leurs cartons de transport avant de les ranger, car les cartons et les palettes sont une voie d’entrée classique pour les nuisibles et n’ont rien à faire dans vos zones de stockage. Un carton propre n’est pas pour autant un carton sans nuisibles : c’est au déballage que vous le voyez.

Nettoyez enfin la zone de réception une fois la livraison rangée.

Questions fréquentes

La fiche de contrôle à réception est-elle obligatoire ?

On vous la présentera souvent comme telle, et pourtant aucun texte n’impose de fiche standardisée aux restaurants. Ce qu’on attend de vous, c’est de pouvoir montrer que le contrôle a bien eu lieu, et la fiche est le moyen le plus simple d’en garder la trace. Tenez-en une parce qu’elle vous sert, donc, et non parce qu’un texte l’exigerait.

Combien de colis ouvrir sur une livraison ?

Aucun texte ne le chiffre. Fixez ce nombre dans votre plan de maîtrise sanitaire (le classeur qui décrit vos procédures), votre PMS, ou reprenez celui du GBPH.

Combien de temps faut-il conserver ses preuves de réception ?

Vous chercherez en vain une durée officielle : aucun chiffre ne s’impose à tous les restaurants. Alors ne jetez rien, et inscrivez la durée que vous retenez dans votre PMS, parce que c’est chez vous que cette décision se prend, une fois pour toutes.

La marchandise arrive à la bonne température, mais l’emballage est abîmé : que faire ?

Ne compensez pas l’un par l’autre, une température juste ne rachetant pas un emballage qui ne protège plus. Carton écrasé ou déchiré sans autre signe : ouvrez, regardez le produit lui-même, puis mettez-le de côté et appelez votre fournisseur si le doute reste.

Sources officielles

• Règlement (CE) n° 178/2002 établissant les principes généraux et prescriptions générales de la législation alimentaire – articles 17 et 18
• Règlement (CE) n° 852/2004 relatif à l’hygiène des denrées alimentaires – article 5, annexe II chapitres IV et IX
• Règlement (CE) n° 853/2004 fixant des règles spécifiques d’hygiène applicables aux denrées alimentaires d’origine animale – article 5
• Règlement (UE) n° 1169/2011 concernant l’information des consommateurs sur les denrées alimentaires – article 9, annexes II et X
• Règlement d’exécution (UE) n° 931/2011 relatif aux exigences de traçabilité applicables aux denrées alimentaires d’origine animale
• Arrêté du 21 décembre 2009 relatif aux règles sanitaires applicables aux activités de commerce de détail, d’entreposage et de transport de produits d’origine animale et denrées alimentaires en contenant – annexe I
• Guide de bonnes pratiques d’hygiène et d’application de l’HACCP Restaurateur – fiches Réception des matières premières, Traçabilité, Déstockage-déconditionnement et lutte contre les nuisibles
• Guide de bonnes pratiques d’hygiène – Restauration rapide
• Guides de Bonnes Pratiques d’Hygiène (GBPH) – Ministère chargé de l’agriculture
• La sécurité sanitaire de l’alimentation : que contrôle-t-on dans un restaurant ? – Ministère chargé de l’agriculture / DGAL
• Étiquetage des denrées alimentaires : les règles à connaître – DGCCRF
• Date limite de consommation et date de durabilité minimale : ce que vous devez savoir – DGCCRF